El DMS (Document Management System) o Sistema de Gestión Documental, una solución clave para el orden, la trazabilidad y la seguridad de los archivos empresariales.
¿Qué es un DMS?
Un DMS es un software que permite organizar, almacenar, controlar y compartir documentos digitales dentro de una empresa.
Su objetivo es centralizar toda la información en un entorno seguro y accesible, reemplazando los procesos manuales de archivo en papel o carpetas dispersas.
En el caso de ZERO CLM, el DMS forma parte del Expediente Digital, permitiendo administrar cada documento contractual desde su creación hasta su cierre, con control total de versiones, permisos y trazabilidad.
Beneficios de implementar un DMS en tu organización
- Organización inteligente: Estructura los archivos por proyectos, clientes, áreas o tipo de contrato, evitando duplicidades y pérdidas.
- Seguridad y control de acceso: Define permisos por usuario o rol, asegurando que cada documento solo sea visible por quien debe tenerlo.
- Trazabilidad completa: Registra quién creó, editó o descargó un archivo, con historial de versiones y actividad.
- Cumplimiento normativo: Garantiza la conservación y autenticidad de documentos conforme a normas como la NOM-151 en México.
- Integración con procesos contractuales: Vincula cada documento a su contrato, flujo de aprobación o etapa dentro del CLM (Contract Lifecycle Management).
- Acceso desde cualquier lugar: Con almacenamiento en la nube y cifrado, puedes acceder a tus archivos en tiempo real desde cualquier dispositivo.
DMS vs almacenamiento en la nube tradicional
Aunque servicios como Google Drive o Dropbox permiten guardar archivos, no son equivalentes a un DMS profesional.
Un DMS va más allá del simple almacenamiento:
| Funcionalidad | Nube tradicional | DMS profesional |
|---|---|---|
| Almacenamiento | Sí | Sí |
| Control de versiones | Limitado | Completo |
| Permisos por usuario | Parcial | Avanzado y auditable |
| Integración con contratos o expedientes | No | Sí |
| Cumplimiento legal (NOM-151, ISO-27001) | No | Sí |
| Flujos de aprobación y automatización | No | Sí |
Cómo ZERO CLM potencia la gestión documental
El módulo Expediente Digital de ZERO CLM funciona como un DMS especializado en documentos legales y contractuales, diseñado para organizaciones que buscan control y eficiencia.
Permite:
- Cargar, clasificar y etiquetar documentos.
- Vincularlos automáticamente con contratos, proveedores o clientes.
- Integrar la trazabilidad documental con auditorías o reportes de cumplimiento.
- Aplicar políticas de retención documental y borrado seguro.
Todo con firma electrónica válida en México y respaldo de cumplimiento NOM-151.
Conclusión
Un DMS no solo mejora la organización interna, sino que protege la información crítica de tu empresa.
