Automatiza la recopilación del expediente laboral de tus empleados
El expediente laboral es uno de los documentos más importantes para cualquier empresa en México. No solo cumple una función administrativa, sino que también es clave para auditorías, inspecciones de la STPS, gestión de prestaciones y, en caso de conflicto, una defensa legal sólida.
Sin embargo, muchos negocios siguen administrándolo en archivos físicos o disperso en correos y carpetas, lo que genera riesgos legales, pérdida de documentación y falta de trazabilidad.
Digitalizar y automatizar su control se ha convertido en una necesidad empresarial para garantizar cumplimiento y continuidad operativa.
¿Qué es un expediente laboral?
Es el conjunto de documentos que acreditan la relación de trabajo entre una empresa y un colaborador.
Debe conservarse mientras dure la relación laboral y mantenerse actualizado con todos los cambios que surjan a lo largo del tiempo.
¿Qué debe incluir un expediente laboral en México?
Un expediente laboral completo debe contener, entre otros:
📄 Documentos de identificación
- Acta de nacimiento
- Identificación oficial (INE/Pasaporte)
- CURP y RFC
- Comprobante de domicilio vigente
👷 Documentos de la relación laboral
- Solicitud de empleo y CV
- Contrato individual de trabajo (con firmas válidas)
- Descripción del puesto
- Periodo de prueba o capacitación (si aplica)
- Constancias de habilidades laborales o certificaciones
💼 Documentos de seguridad social y fiscales
- Alta en el IMSS y número de seguridad social
- Afiliaciones al INFONAVIT y FONACOT (cuando aplica)
- Comprobantes de pago de nómina y percepciones
✅ Documentos de cumplimiento normativo
- Políticas internas firmadas (confidencialidad, horarios, uso de equipos, etc.)
- Reglamentos y avisos de privacidad
- Capacitación en NOM-035 (factores psicosociales)
- Documentos de terminación de relación laboral (finiquito, renuncia, etc.)
Tener todo ordenado, accesible y actualizado puede evitar multas y conflictos con autoridades laborales.
Riesgos comunes en una mala gestión del expediente laboral
- Multas por incumplimiento ante STPS o IMSS
- Falta de evidencia jurídica en demandas laborales
- Pérdida o daño de información física
- Tiempos largos para auditorías y revisiones
- Inconsistencias entre documentos y sistemas internos
Expediente digital laboral: la evolución necesaria
Hoy, el expediente laboral puede gestionarse en formato 100% digital con plena validez legal si cumple con:
✅ Firma electrónica con certificación normativa (NOM-151 en México)
✅ Sellado de tiempo y trazabilidad de acciones
✅ Controles de acceso y confidencialidad de datos personales
✅ Respaldo automático y disponibilidad bajo auditoría
Cómo ZERO CLM transforma la gestión del expediente laboral
El Expediente Digital de ZERO te permite:
- Cargar, organizar y clasificar documentos por tipo, área y vigencia
- Generar contratos laborales y firmarlos digitalmente con validez jurídica
- Integrar verificación de identidad y antecedentes (KYC, IMSS, listas negras)
- Recibir alertas automáticas cuando un documento está por vencerse
- Restringir accesos por permisos y roles específicos
- Mantener registro de auditoría completo para inspecciones o litigios
- Conservar todo con trazabilidad y sellado de tiempo NOM-151
Con ZERO CLM, el expediente laboral deja de ser un riesgo… y se vuelve una ventaja operativa y de cumplimiento.
¿Quién utiliza el expediente digital laboral?
- Departamentos de Recursos Humanos
- Área Legal de la organización
- Equipos Financieros y de auditoría
- Normatividad y Compliance
Ideal para empresas en crecimiento, corporativos y organizaciones con alta rotación o dispersión geográfica.
