La transformación digital ha convertido los mensajes de datos, como correos electrónicos, chats laborales o acuerdos electrónico, en pruebas esenciales para comprobar actos de comercio, derechos y obligaciones entre partes. Sin embargo, no se trata solo de Conservación de mensajes de datos: existen plazos legales específicos que toda empresa debe conocer para evitar sanciones, litigios o problemas ante auditorías mercantiles, fiscales o laborales.
En este artículo exploraremos esos plazos desde una perspectiva legal y práctica, con énfasis en cómo organizar y conservar estos mensajes de forma jurídicamente válida.
¿Qué se entiende por “mensaje de datos”?
En términos legales mexicanos, un mensaje de datos es toda información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada por medios electrónicos u otras tecnologías, incluyendo correos, chats o mensajes de texto, que documentan actos, acuerdos o comunicaciones empresariales.
Esto lo convierte en evidencia potencial ante un conflicto mercantil o incluso un juicio laboral, siempre que se conserve de manera íntegra, accesible e inalterada.
1. Obligación mercantil: 10 años de conservación
El Código de Comercio establece que los comerciantes tienen la obligación de conservar, por un mínimo de 10 años, los originales de cartas, telegramas y mensajes de datos donde se consignen contratos, convenios o compromisos que den lugar a derechos y obligaciones.
2. Relevancia fiscal: auditorías y pruebas en el SAT
Desde la óptica fiscal, el Servicio de Administración Tributaria no establece un plazo “abstracto” para todos los datos, pero sí exige que la información y comunicaciones relevantes que soporten obligaciones fiscales estén disponibles en caso de revisión o auditoría, conforme a la normativa aplicable.
Esto implica que:
- Comprobantes, correos y comunicaciones que respalden operaciones contables o fiscales deben conservarse mientras exista posibilidad de una revisión.
- Los mensajes deben cumplir con criterios de seguridad, integridad y accesibilidad durante el periodo de conservación exigido por la ley o por la autoridad fiscal.
No conservar comunicaciones relevantes a procesos fiscales puede dar lugar a sanciones o problemas en auditorías del SAT.
3. Aspectos laborales: prescripción de reclamaciones
Aunque no existe un plazo específico en la legislación laboral mexicana para la conservación de mensajes de datos, sí existe un marco general de prescripción de acciones o reclamaciones que puede influir:
- Por ejemplo, muchos derechos laborales prescriben en plazos de 1 a 3 años dependiendo de la materia (contratos, pagos, prestaciones, etc.).
- La falta de comunicaciones claras y conservadas puede debilitar la posición de la empresa en disputas laborales.
Por ello, muchas organizaciones optan por conservar comunicaciones internas relacionadas con la relación laboral durante periodos prolongados, incluso más allá de lo requerido mercantilmente, como buena práctica interna de gestión de riesgos.
4. Protección de datos personales y conservación de mensajes de datos
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares obliga a las empresas a conservar datos personales solo el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recabados y los deberes legales aplicables, considerando los aspectos administrativos, contables, fiscales y jurídicos de dichos datos.
Esto significa que aunque legalmente se conserve comunicaciones con datos personales por exigencia mercantil o fiscal, se debe establecer una política clara de conservación, bloqueo y supresión que respete estas obligaciones.
5. Mejores prácticas para conservar mensajes de datos
Integridad y accesibilidad
Los sistemas utilizados para conservar mensajes deben asegurar que:
- Los datos no puedan ser alterados una vez archivados.
- Puedan recuperarse con facilidad en caso de requerimiento legal.
- Conserven todos los metadatos relevantes (fecha, remitente, asunto, adjuntos).
Documentación de procedimientos
Contar con un manual interno que defina:
- Plazos de conservación
- Métodos de archivo
- Responsables de supervisión
Esto no solo ayuda a reducir riesgos legales, sino que también soporta mejores prácticas de gobernanza corporativa.
Herramientas tecnológicas que ayudan en la conservación de mensajes de datos
La tecnología juega un papel clave para garantizar que los mensajes de datos sean válidos y defensibles legalmente. Soluciones que integran firma electrónica, conservación certificada y gestión de comunicaciones reducen el riesgo de incumplimiento.
Por ejemplo, Zero CLM ofrece capacidades de gestión de comunicaciones y firma electrónica que facilitan la conservación legalmente válida de mensajes de datos y acuerdos electrónicos sin que esto tenga que ser un proceso manual o reactivo.
Conservar mensajes de datos es más que una práctica administrativa: es una obligación legal que impacta directamente en la seguridad jurídica de tu empresa en materia mercantil, fiscal y laboral. Un buen sistema de gestión que respalde la integridad, disponibilidad y confiabilidad de estos datos te ayuda a:
- Evitar sanciones ante el SAT.
- Defender posiciones ante demandas laborales o controversias comerciales.
- Proteger la reputación y operación del negocio.
Asegúrate de documentar y aplicar políticas claras, sistemas robustos de archivo y tecnologías que garanticen la validez y conservación de estos mensajes durante los plazos necesarios.
