Información laboral México: requisitos, protección y gestión digital

La información laboral en México es fundamental para acreditar la relación de trabajo entre un colaborador y una empresa.

Esta información debe mantenerse actualizada, protegida y disponible para cumplir con obligaciones legales, auditorías, inspecciones y decisiones operativas dentro de Recursos Humanos.

Sin embargo, aún existen empresas que dependen de archivos físicos, hojas de cálculo o correos, lo cual incrementa el riesgo de pérdida de datos, multas o demandas laborales.

Digitalizar y automatizar la gestión de información laboral es hoy un paso estratégico hacia la eficiencia y cumplimiento normativo.

¿Qué se considera información laboral en México?

Es toda documentación y datos relacionados con:

Identidad y contratación

• Actas y documentos de identificación
• Contratos laborales y adendas
• Políticas internas y reglamento de trabajo

Seguridad social y beneficios

• Alta en IMSS y número de seguridad social
• INFONAVIT, FONACOT y prestaciones
• Certificaciones y capacitaciones obligatorias

Evolución de la relación laboral

• Cambios salariales y de puesto
• Amonestaciones o reconocimientos
• Evaluaciones y métricas de desempeño

Terminación laboral

• Renuncia, liquidación y finiquito
• Liberaciones y constancias de empleo

Esta información debe estar completa, accesible y legalmente resguardada.

Riesgos de una mala gestión de información laboral

• Multas de STPS, IMSS o INFONAVIT
• Incumplimiento de NOM-035 y políticas de bienestar
• Conflictos jurídicos sin evidencia documental
• Extravío de expedientes de empleados
• Vulneración de datos personales sensibles

Obligaciones legales para las empresas

En México, la protección y tratamiento de información laboral se rige por:

• Ley Federal del Trabajo
• Ley del Seguro Social
• Ley del INFONAVIT
• LFPDPPP (protección de datos personales)
• Normas como NOM-035 (riesgos psicosociales)

Además, la empresa debe garantizar:

Acceso solo a personal autorizado

Conservación de datos mientras exista la relación laboral

Evidencia actualizada y trazabilidad documental

Gestión digital de información laboral con ZERO CLM

ZERO permite transformar la forma en que se administra la información laboral:

• Expediente digital automatizado y actualizado

• Firma electrónica NOM-151 para contratos y documentos

• Alertas automáticas por vencimiento de documentos

• Control de permisos y roles para acceso seguro

• Integración con verificaciones laborales (IMSS, antecedentes)

• Evidencia rastreable para auditorías o litigios

Conclusión

La información laboral en México es un activo estratégico que debe gestionarse con cuidado y cumplimiento legal.

Digitalizarla no solo mejora la eficiencia, sino que protege a la empresa y fortalece la relación con los colaboradores.

📘 Con ZERO CLM, la gestión laboral es más simple, segura y trazable.